Produktivität im Büro – macht‘s die Digitalisierung besser?

Das Produktivitätsversprechen der Digitalisierung ist in erster Linie ein Versprechen für die Arbeitgeber: Es existieren zwar Entlastungspotentiale, wie beispielsweise Hebevorrichtungen in der Industrie oder automatisierte Terminvergaben im Büro. Die dadurch gewonnenen Freiräume wandeln sich aber allzu häufig in neue Aufgabenpakete, welche die Komplexität der Tätigkeiten erhöhen und so auch die Anforderungen an die Mitarbeiter. Oder aber die gewonnenen Freiräume schöpfen vermeintliche Potentiale der Ersetzbarkeit der Mitarbeitenden [1].

Klar ist: Die Produktivität steigt, aber bei denjenigen, die die steigende Produktivität bewältigen, kommt davon nichts an.

Das ist nichts Neues [2], aber Vorsicht: Individuelle Produktivität ist nur schwer messbar, es wäre fatal, diese direkt ans Einkommen zu knüpfen – zu viele sich bedingende Faktoren wie Unterstützungsprozesse beeinflussen das Ergebnis [3]. Das ist allerdings auch kein neues Phänomen, das die Digitalisierung zu verschulden hat.

Was meint Digitalisierung eigentlich?

Es scheint ohnehin schwer, die Digitalisierung getrennt vom Prozess der Technisierung zu betrachten, wenn eine Vielzahl an Medien die Digitalisierung mit dem papierlosen Büro und damit einem einfachen Prozess der Technisierung verwechselt [4].

Das ist per Definition nicht falsch, denn der Prozess der Digitalisierung wurde unter dem Begriff „Industrie 4.0“ in Deutschland das erste Mal im April 2011 ausgerufen – fraglich, was die flächendeckende Einführung von Computern, Mails und Internet in Unternehmen in den vier Dekaden zuvor an Digitalisierung bewirkt hat. Oder eben nicht bewirkt hat, wenn der Startschuss erst Jahrzehnte nach dem Zieleinlauf fällt.

Indes arbeiten Menschen in Büroberufen schon sehr lange überaus digital, was bei aller Forschung zu Digitalisierung der letzten Jahrzehnte ein wenig ins Hintertreffen geraten ist. Gemeinsam mit dem Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) hat sich der Lehrstuhl für Soziologie mit dem Schwerpunkt Technik – Arbeit – Gesellschaft der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg mit den Veränderungsprozessen der Bürobeschäftigten der letzten vier Dekaden beschäftigt: „Umgang mit technischem Wandel in Büroberufen. Lebendiges Arbeitsvermögen, Aufgabenprofile und berufliche Mobilität.“ [5]

Ist das Arbeiten im Büro also digitalisiert?

Aus mehrfacher Hinsicht hat die Digitalisierung nicht erst 2011 Einzug in Büros gehalten – sie wurde auch zuvor schon mitunter maßgeblich von Büroarbeitenden geprägt. Wir sprechen hier von einer Arbeitsumgebung, in der Mitte des 20. Jahrhunderts das Stenotypieren von den ersten elektrischen Schreibmaschinen ersetzt wurde – und nicht allzu viele Jahre später, ab den 80er Jahren, dann auch durch Computer.

Von der Transformation vom Telegramm zu Telefon und Fax, später noch ergänzt durch Emails, ganz zu schweigen. Die Büroberufe haben sich gewandelt wie kaum ein anderes Berufsfeld, dabei sind auch ständig Tätigkeiten weggefallen und neue entstanden.

Heutzutage sind die Stenotypist:innen, die Anfang des 20. Jahrhunderts die Bürolandschaft prägten, kaum noch zu finden. Das bedeutet aber nicht, dass diese Arbeit jetzt automatisiert geschieht – Spracherkennung spielt zwar mittlerweile eine immer größere Rolle. Aber vom vollautomatischen Umwandeln von Sprache in Text sind wir noch ein paar Schritte entfernt und diese sind auch noch mit ein paar Stolpersteinen versehen [6].

Solche und andere Aufgaben werden nur weniger häufig ausgelagert und häufiger selbst verrichtet. Das macht zwar vieles einfacher, aber nicht unbedingt besser: Wo früher die:der Sekretär:in beim Wandel von Wort in Schrift auch eine (erweiterte) Korrekturfunktion hatte, fällt dieser Kontrollaspekt heute weg, was sich auch auf die Qualität der Kommunikation auswirkt. Sie mag schneller vonstatten gehen, aber besser ist sie trotz bereits automatisierter Rechtschreibkontrolle nicht geworden.

Ebenso wie wir uns auf menschliche Unterstützung am Arbeitsplatz verlassen, verlassen wir uns auch auf die digitale Unterstützung – nicht immer zurecht.

Verlagerung von Tätigkeiten

Früher, und da waren wir bereits im 21. Jahrhundert, wurden vom:von der Sekretär:in noch Reisen gebucht und Termine im Kalender eingetragen, heute machen das die Vorgesetzten meist selbst – parallel dazu fallen andere Aufgaben mit mehr Verantwortung auf das Office Management, wie beispielsweise das Initialisieren und Organisieren von Veranstaltungen.

Die Anforderungen an die Sekretariatsberufe steigen, während zeitgleich ins Management Aufgaben zurückfallen, die ursprünglich zur Entlastung davon abgetrennt wurden. Die Schnittstelle für die Buchung der Reisekosten bleibt aber häufig dennoch im Sekretariat, was den Kommunikationsaufwand nur verlagert.

Es steigt die individuelle Produktivität sowohl bei den Vorgesetzten, als auch bei den Sekretariatsberufen, die kollektive Produktivität aber stagniert oder sinkt im schlimmsten Fall.

Wie lässt sich das beheben?

Wir sollten uns eher die Frage stellen, ob das ein Problem darstellt. Denn auf der anderen Seite ist die Arbeit im o.g. Beispiel beider Gruppen, sowohl der Vorgesetzten als auch der Sekretär:innen, selbstbestimmter geworden: Die Vorgesetzten können flexibel Reisebuchungen an Ihre Bedürfnisse anpassen und das Sekretariat ist für andere, oft spannendere Aufgaben entlastet.

Vielleicht ist es nicht immer richtig, die Produktivität in Zahlen zu bemessen – was wir aber tun sollten, ist, die Qualität der Arbeit neu zu bewerten. Nicht von oben herab, sondern unter Einbezug derer, die den bisherigen Wandel mit Bravour bewältigt haben.

Denn eins ist im Verlauf des letzten Jahrhunderts deutlich geworden: Die Angestellten sind zu mehr Wandel fähig und bereit, als ihnen zugetraut wird. Sie waren die digitalen Pioniere und sind es auch heute noch – die Pandemie hat das mit Blick auf Homeoffice nur bestätigt [7].

Literatur



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